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Workflow

Im elektronischen Verfahrensverzeichnis wurden zahlreiche Workflowfunktionen implementiert, um Ihnen das gemeinschaftliche Arbeiten mit dem System zu erleichtern. Die Funktionen orientieren sich dabei an der üblichen Arbeitsweise in der Verwaltung. Ggf. abweichende Arbeitsweisen können schlimmstenfalls dazu führen, dass man sich selber Mails zusendet, weil man z.B. Autor und Datenschutzbeauftragter in einer Person ist.

Die Anwendung geht von folgendem Workflow aus:

  • Ein Autor legt ein Verfahren an und legt es dem Datenschutzbeauftragten zur Prüfung vor, indem er das Dokument in der Ansicht markiert und die Aktion "Dem DschB vorlegen" ausführt. ---> Es wird eine Mail an den Datenschutzbeauftragten mit einem Link auf das Verfahren gesendet, die ihn darüber informiert, dass ein neues Verfahren zur Prüfung eingegangen ist.
  • Der Datenschutzbeauftragte prüft das Dokument und stößt auf fehlende oder falsche Eingaben. Er sendet das Verfahren an den Autoren zur Nachbearbeitung zurück, indem er das Verfahren in der Ansicht markiert und die Aktion "Wieder in Bearbeitung setzen" ausführt. --> Es wird eine Mail an den Autoren mit einem Link auf das Verfahren gesendet, die ihn darüber informiert, dass dieses Verfahren nun wieder zu bearbeiten ist.
  • Der Datenschutzbeauftragte prüft das Dokument, stößt auf keinerlei fehlende oder falsche Eingaben mehr, führt die Vorabkontrolle durch und schließt das Verfahren ab, indem er es in der Ansicht markiert und die Aktion "Verfahren abschließen" ausführt. --> Es wird eine Mail an alle Autoren und Leser mit einem Link auf das Verfahren gesendet, die sie darüber informiert, dass es im Verfahrensverzeichnis ein neues, abgeschlossenes Verfahren gibt.